Verantwoord aan het werk

Om deze vragen te beantwoorden, monitoren we de kwaliteit van onze diensten. We vragen mensen die CliniClowns hebben ontmoet naar hun ervaring en de betekenis van ons werk en gaan regelmatig in gesprek met kinderen, hun ouder(s) of verzorger(s) en (familie van) mensen met dementie, maar ook met onze donateurs en zorgpartners. Zo kunnen we ons werk afstemmen op de behoeften van de mensen voor wie we spelen. Onze wens is steeds beter te weten hoe we samen kunnen optrekken om ons doel te verwezenlijken.

 

Ook dit jaar zijn we bewust op zoek gegaan naar partijen die ons kunnen helpen met het verbeteren van ons werk. Een aantal voorbeelden:

• Behoefteonderzoek onder superfans (veelgebruikers) van de CliniClowns App naar de impact van het online contact tussen clowns en kind.
• Het donateurspanel is gevraagd naar hun kijk op voor ons belangrijke kwesties.
• Evaluatie van onze merkpositie en campagnes aan de hand van de Kien Goede Doelen Monitor.
• Samen met Leyden Academy, ZuidOostZorg en Amsta is onderzocht wat er nodig is in de samenwerking tussen de zorginstelling en CliniClowns om bij te dragen aan de kwaliteit van de zorg voor mensen met dementie. Zorgmedewerkers, familieleden, clowns en onderzoekers gingen in meerdere bijeenkomsten met elkaar in gesprek. De belangrijkste conclusie: het is essentieel voor zorgprofessionals en familieleden om te weten wie de mens achter de rode neus is. Het kennen van de intenties, motivatie en ervaring van de clownsprofessional heeft directe invloed op de speelruimte die clowns krijgen en daarmee op wat clowns kunnen toevoegen aan de kwaliteit van zorg voor mensen met dementie.
• Op verzoek van VluchtelingenWerk Nederland en het COA (Centraal Orgaan opvang asielzoekers) heeft CliniClowns op meerdere plekken gespeeld in de noodopvang voor vluchtelingen. Op de locatie in Farmsum is een pilot van vijf weken gestart. De wens van het COA: kinderen door spel ruimte bieden om tot rust te komen, veiligheid te ervaren en samen op te trekken. Onderzoek toonde aan dat kinderen genieten van het spel en het daarna samen naspelen, tieners en ouders ontspannen en allen leren ze spelenderwijs de Nederlandse taal. Naarmate de weken verstreken, was er meer onderling contact tussen de bewoners.
• Al vijf jaar werkt CliniClowns intensief samen met de PI-school Professor Waterink West in Amsterdam, voor kinderen met ontwikkelingsproblematiek, waaronder autisme. Directeur Joosje Stumpel geeft in het evaluatieverslag de waarde aan: ‘Het aanbod in het clownsspel gaat uit van de algemene behoeften van jonge kinderen. Hierdoor kunnen ook kinderen met autisme oefenen met contact maken, improviseren, veranderen van spel en omgaan met overgangen. Dit heeft een positieve impact op de beweeglijkheid van het denken, de motoriek, het omgaan met emoties en de omgang met elkaar. Voorwaarde om dit te bereiken is dat de school en de clowns in nauw contact staan met elkaar, dat men elkaars werk kent en dat leerkrachten begrijpen hoe de clowns kunnen worden ingezet. De herhaling van spel met bekende clowns is ook voor de kinderen van groot belang.’
• Wereldwijd werken duizenden professionele spelers aan het vergroten van het welbevinden van kwetsbare mensen in onder andere zorginstellingen, vluchtelingenkampen en op scholen. Als (bestuurs)lid van The European Federation of Healthcare Clown Organizations wisselen we kennis uit met andere healthcare clownsorganisaties. Van 20 t/m 22 april was CliniClowns Nederland host van de Healthcare Clowning International Meeting, met gemiddeld 320 clowns per dag uit 35 verschillende landen en tientallen andere deelnemers zoals artsen, verpleegkundigen, pedagogisch medewerkers, verzorgenden, onderzoekers en fondsenwervers. Het thema: Connecting worlds, connecting people, changing spaces. Het was een groot succes. De interessante sprekers en workshops hebben een stevige impuls gegeven aan het vergroten van de impact van healthcare clowning voor kwetsbare mensen.

Als lid van The European Federation of Healthcare Clown Organizations hebben we het EFHCO-kwaliteitslabel (voor clownsorganisaties die voldoen aan strikte artistieke, financiële en organisatorische eisen).

We respecteren de privacy van onze (potentiële) donateurs, vrijwilligers, samenwerkingspartners, actievoerders en bezoekers van de App en website. Persoonlijke gegevens worden dan ook zorgvuldig behandeld en beveiligd, volgens de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Nieuwe regelgeving voor het benaderen van klanten per telefoon, mail en post zijn opgenomen in alle werkprocessen. We monitoren deze processen constant.

Elk jaar onderzoeken we of de risico’s in onze bedrijfsrisicoanalyse nog gelden, of hiervoor genomen maatregelen goed worden toegepast en of deze de risico’s voldoende afdekken. De directie heeft vastgesteld dat CliniClowns aan haar verplichtingen van dit en komend jaar kan voldoen.

Eind 2022 zijn opnieuw voor de strategische risicoanalyse diverse aspecten van een risico-inventarisatie doorgenomen die van belang (kunnen) zijn voor CliniClowns. Daaruit is een aantal voor CliniClowns relevante onderscheiden risico’s geïdentificeerd. In hoofdlijnen betreft het externe risico’s, operationele risico’s en risico’s op personeelsgebied, finance & control en processen & systemen.

• Externe risico’s. Vooral door politiek-economische ontwikkelingen en ontwikkelingen op het gebied van gezondheid (bijvoorbeeld corona). Risico’s op dit vlak kunnen de donatiebereidheid negatief beïnvloeden. Zodra die zich voordoen, passen we onze werkwijze aan en/of voeren we kostenaanpassingen door. Ook werken we met betrekking tot belangenbehartiging waar mogelijk actief samen met Goede Doelen Nederland.
• CliniClowns is geheel afhankelijk van giften. De afgelopen jaren zijn de inkomsten stabiel, vooral door de grote achterban van trouwe donateurs. Om dat zo te houden, besteden we veel aandacht aan informeren over wie we zijn en wat we doen, en aan een goede relatie met onze donateurs, partners en vrijwilligers. Daling van de inkomsten kunnen we opvangen door middel van reserves. Externe risico’s kunnen invloed hebben op de continuïteit van CliniClowns. De risicobereidheid is gemiddeld. In 2022 heeft het risico (oorlog Oekraïne, hoge inflatie en verlaagd consumentenvertrouwen) zich voorgedaan, met als gevolg een lichte stagnatie in de donatiebereidheid,
  eind 2022. Dit is in 2023 mogelijk ook het geval. Hierdoor zijn extra werfinspanningen en bepaalde kostenreducties doorgevoerd.
• Operationele risico’s. Vooral op het vlak van reputatieschade, ontwikkeling inkomsten via straatwerving of door-to-doorwerving, personele ontwikkelingen en veranderingen binnen zorginstellingen.
  - Reputatieschade heeft invloed op het imago van CliniClowns en een negatieve invloed op de opbrengsten en het resultaat. De kern van het werk van CliniClowns is contact tussen kind en clown en contact tussen clown en mensen met een beperking of dementie. Omdat onze risicobereidheid op dit vlak laag is, is het integriteitsbeleid aangescherpt en tekenen alle clowns een gedragscode waarin exact beschreven staat wat de regels zijn wat betreft de doelgroep, geheimhouding, hygiëne, veiligheid en de zorginstelling. Elke vijf jaar moeten alle medewerkers (inclusief Raad van Toezicht en vrijwilligers) een nieuwe Verklaring Omtrent het Gedrag aanvragen bij het Ministerie van Justitie en die aan ons afgeven. In 2022 heeft het risico zich niet voorgedaan.
  - CliniClowns volgt qua gedragscode als het gaat om werving de richtlijnen van de Code voor Fieldmarketing en is aangesloten bij het CBF, Goede Doelen Nederland en DDMA. In 2022 heeft het risico zich niet voorgedaan.
  - Op personeelsgebied liggen risico’s vooral op het vlak van kwalitatieve en kwantitatieve bezetting en integriteit. Daarom is gekozen voor strategische personeelsplanning met oog voor kritieke sleutelfuncties, zijn het integriteitsbeleid en de klokkenluidersregeling aangepast, passen we waar nodig een 4 ogenprincipe toe en is het thuiswerkbeleid aangepast. In 2022 heeft het risico zich niet voorgedaan.
  - Op het vlak van zorginstellingen zijn er continu veranderingen om in onze werkzaamheden rekening mee te houden. Het risico kan zijn dat we er daardoor niet kunnen zijn voor onze speelgroepen. Daarom besteden we veel aandacht aan relatiemanagement en passen waar nodig onze werkzaamheden aan om er wel voor onze speelgroepen te kunnen zijn. In 2022 heeft het risico zich niet voorgedaan.
• Finance & control risico’s liggen vooral op het vlak van verantwoording en fraude.
  - Voor onze externe verslaggeving is wet- en sectorspecifieke regelgeving van toepassing. Onze risicobereidheid hierbij is laag. Daarom worden via brancheorganisatie GDN nieuwe ontwikkelingen op dit gebied continu gevolgd. Voor specifieke vraagstukken nemen medewerkers deel aan workshops of wordt externe expertise ingehuurd. Het risico heeft zich in 2022 niet voorgedaan.
  - CliniClowns hanteert een zerotolerancebeleid bij fraude en alle andere vormen van (illegaal) ongewenst gedrag. We realiseren ons dat een risicobereidheid van nul niet garandeert dat elke overtreding kan worden uitgesloten. Daarom is de bereidheid ‘zeer laag tot nul’. Medewerkers en vrijwilligers moeten zich ervan bewust zijn dat frauduleus gedrag, al dan niet in verband met hun functie als medewerker of vrijwilliger, in strijd is met de wet en met algemeen aanvaarde normen van goed gedrag. CliniClowns zal passende maatregelen nemen als er onder haar naam sprake is van frauduleus gedrag. CliniClowns heeft een anti-frauderegeling waarin aandacht wordt besteed aan preventieve maatregelen, meldingsprocedures en eventueel te nemen maatregelen. Deze maakt deel uit van het integriteitsbeleid van CliniClowns. Het risico heeft zich in 2022 niet voorgedaan.
• Processen- en systemen risico’s liggen vooral op het vlak van uitval van ICT-systemen en aanvallen op onze cybersecurity.
  - Wat betreft systemen is onze risicobereidheid laag. Om dat te waarborgen zijn we overgestapt naar nieuwe systemen op het vlak van HR, Finance en marketing, zijn strikte back-up procedures ingevoerd, is overgegaan op cloud-oplossingen en wordt gebruik gemaakt van externe expertise. In 2022 heeft het risico zich niet voorgedaan.
  - Wat betreft cybersecurity is onze risicobereidheid laag. Om dat te waarborgen zijn audits uitgevoerd (en aanbevelingen daaruit doorgevoerd), worden deze audits periodiek herhaald, is een cybersecurity officer aangesteld en wordt het beleid vormgegeven mocht dit risico zich voordoen. In 2022 heeft het risico zich niet voorgedaan.

Om bovenvermelde risico’s ook bedrijfseconomisch verantwoord te kunnen beheersen, worden de eventuele consequenties en/of te nemen maatregelen afgedekt door de continuïteitsreserve. De hoogte daarvan is zo vastgesteld dat bij een eventuele discontinuering van CliniClowns de daaruit voortvloeiende kosten afdoende zijn afgedekt.

CliniClowns heeft integriteit hoog in het vaandel staan. Het CliniClowns integriteitsbeleid bevat de onderdelen Gedragscode en Protocollen voor naleving (Anti-frauderegeling, Klachtenregeling Ongewenst Gedrag en de Klokkenluidersregeling) en hangt samen met de Meldprocedure (Vermeende) Integriteitsschending voor externen. Door middel van tussentijdse evaluaties worden er, daar waar nodig, aanscherpingen op het beleid doorgevoerd. In 2022 zijn er op bovenvermelde vlakken geen meldingen geweest.

CliniClowns wil een organisatie zijn waarin iedereen zich herkent, welkom en gezien voelt en zich kan ontwikkelen. Een cultuur waarin verschillen in eigenschappen worden opgezocht, uitgelicht, positief worden gewaardeerd en ingezet voor zowel het gemeenschappelijke resultaat als het werkplezier. We investeren in inclusieve besluitvorming, het beter en effectiever aanspreken van mensen met diverse achtergronden op de arbeidsmarkt, een veilige cultuur en role modelling in de gehele organisatie. Eén van de belangrijke stappen die we in 2022 hebben gezet is de overgang naar holacratisch werken.

Duurzaamheid heeft onze toenemende aandacht. De ligging van ons pand, centraal in het land en vlak bij een station, is een bewuste keuze en stimuleert OV-gebruik voor een bezoek aan ons pand, voor zowel medewerkers als gasten. Onze belangrijkste bijdrage op het gebied van duurzaamheid was het terugbrengen van het gasverbruik in ons kantoorpand met 37%. De hoge energieprijzen waren een extra trigger om deze besparing te realiseren. Er zijn diverse maatregelen genomen, waaronder de thermostaat lager instellen, installaties beter inregelen en wekelijkse monitoring hiervan. De intentie is om in 2023 opnieuw een energiebesparing te realiseren en ook op andere vlakken onze bijdrage aan een duurzame samenleving inzichtelijk en concreet te maken.

Via bovenstaande banner kun je ons CBF-Erkenningspaspoort bekijken. Het CBF-Erkenningspaspoort toont op een eenduidige en neutrale wijze de belangrijkste informatie van een Erkend Goed Doel. Transparantie in één oogopslag dus. Het paspoort bevat zowel kwalitatieve informatie over de doelstelling en activiteiten van de organisatie als financiële kengetallen. Deze laatste zijn door het CBF gevalideerd.